zwierzynski.p@gmail.com

 507 705 235

Jednym z najważniejszych elementów pracy nad projektem jest przepływ informacji i monitorowanie postępów prac. Jak jednak wprowadzić niezawodny system monitorowania postępów pracy w projekcie? Na to pytanie nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi. Wszystko zależy od złożoności projektu, celów ustalonych na początku i sposobu zarządzania projektem przez kierownika.

 

 

Co należy monitorować?

 

 

W każdym projekcie kierownik projektu, a także sponsor projektu chcą i muszą wiedzieć czy projekt idzie w dobrym kierunku. Oczywiście nie wszystkie projekty kończą się sukcesem i jest to wkalkulowane w ryzyko różnych działań firmy, jednak wiedza czy wszystko zrobiliśmy dobrze jest dobrą bazą do ulepszania naszych kolejnych działań. Dlatego powinniśmy monitorować trzy najważniejsze aspekty projektu:

 

  1. Czy są realizowane cele projektu?

  2. Czy jest realizowany plan projektu?

  3. Czy współpraca w zespole projektowym układa się właściwie.

 

Niestety o trzecim punkcie zapomina bardzo wiele kierowników projektów. Jest to jednak jeden z najważniejszych elementów prac projektowych. Bez tego dużo projektów ponosi porażkę.

Wiedząc co powinniśmy monitorować w projekcie możemy zastanowić się jak raportować postępy prac.

 

 

Co raportować?

 

 

Raporty z postępu prac nad projektem powinny być zrozumiałe dla osoby zainteresowanej. Inaczej raport będzie wyglądał dla kierownika projektu, inaczej dla sponsora projektu a jeszcze inaczej dla lidera zespołu odpowiedzialnego za pewien etap projektu.

 

 

Jakie więc informacje powinny być w raportach?

 

 

Tutaj możemy wyróżnić trzy podstawowe cechy dobrego raportu:

 

  1. POSTĘP – informujemy co wykonano od ostatniego raportu.

  2. PLAN – jakie mamy zaplanowane działania na najbliższy czas.

  3. PROBLEMY – przekazujemy informacje o możliwych trudnościach jakie możemy napotkać i jakie działania są rekomendowane przez zespół projektowy, aby rozwiązać potencjalne problemy.

 

Tworząc raport opierający się na tych trzech cechach przekazujemy najważniejsze informacje w sposób zwięzły i szybki. Nie musimy tworzyć dużej liczby dokumentacji. Nie tego oczekują osoby czytające raporty.

Stosując się do tych wskazówek nie jest istotne na jakim poziomie jest raportowany postęp prac, bo ten zestaw informacji będzie odpowiedni zarówno dla szeregowego pracownika jak i prezesa. Jedyną różnicą będzie poziom zakresu, o którym będzie mowa w raporcie.

 

 

Co można dodatkowo dodać do raportu?

 

 

Osobiście jako kierownik projektu, bądź osoba zainteresowana postępami nad projektem lubię dostawać w raporcie dodatkowe informacje. Szczególnie interesują mnie odpowiedzi na trzy pytania dotyczące postępu pracy nad projektem:

 

  1. Czy wszystko jest realizowane zgodnie z harmonogramem projektu?

  2. Czy wszystko jest dostarczone to, co było zakładane w projekcie?

  3. Czy realizowany jest założony budżet projektu?

 

Te pytania dotyczą kluczowych miernikach sukcesu projektu. To na nich lubię opierać swoją ocenę realizacji procesu. Pytania podane powyżej dotyczą trzech mierników:

 

  1. CZAS

  2. JAKOŚĆ

  3. KOSZT

 

Wymienione mierniki są chyba najbardziej uniwersalnymi wskaźnikami do oceny projektu. Osobiście uważam, że w zupełności wystarczą do oceny czy projekt osiągnął sukces.

Wiedząc co i w jaki sposób przekazywać informacje na temat postępu prac musimy sobie odpowiedzieć na dwa kolejne pytania.

 

 

Komu przekazywać informacje?

 

 

Informacje przekazywane w raportach muszą trafiać do odpowiednich osób. Najlepiej jest zdefiniować na samym początku komu będziemy raportować postępy prac. Musimy tutaj uwzględnić sponsora projektu, kierownika projektu oraz interesariuszy projektów. W zależności od zaangażowania w projektach poszczególnych osób raporty będą różnić się szczegółowością lub zakresem.

 

 

Jak często przekazywać informacje?

 

 

Częstotliwość przekazywania raportów jest trudna do zdefiniowania. Najlepiej, aby raport trafiał do osoby zainteresowanej tak często jak jest potrzebny. Jest to jednak trudne do zdefiniowania. Najczęściej sprawdza się raportowanie cotygodniowe. W przypadku rzadszego raportowania postępu prac, projekt przestaje być realizowany dynamicznie.

Pozostaje nam ustalenie tylko jednej sprawy:

 

 

W jakiej formie przekazywać informacje?

 

 

Najczęściej wykorzystywane przeze mnie i firmę WiZ Consulting jest raportowanie w formie:

  • spotkania,

  • e-maila,

  • Trello – oprogramowania do zarządzania projektami.

 

Przedstawione opcje są najczęściej wykorzystywane w firmach. Każda z nich jest dostępna praktycznie dla każdego i na tyle łatwa w użyciu, że są to najlepsze opcje do raportowania postępu prac w projekcie.

Jak raportować postępy prac w projekcie

06 maja 2022
Doradztwo biznesowe przy usprawnieniach procesów w firmie

 507 705 235