Jak zapobiegać opóźnieniom w projektach już na starcie

W ostatnim artykule poruszałem temat roli kierownika projektu oraz wyzwań jakie stoją przed nim w zarządzaniu. Pojawił się wątek opóźnień w realizacji zadań i trzy możliwe sposoby ograniczania negatywnych skutków opóźnień w realizacji projektu. Przypomnę te sposoby:

• Skracanie czasu trwania projektu.
• Ocena ryzyka związanego z projektem.
• Skupienie uwagi na zadaniach krytycznych.

Skracanie czasu projektu

Skracanie czasu trwania projektu jest chyba najczęściej rozważanym sposobem dotrzymania terminu realizacji całego projektu. Skrócić czas trwania poszczególnych zdań w projekcie można wykonać na trzy sposoby:

1. Dodawania zasobów pomocnych do wykonania zadania.
2.  

Jest to metoda podnosząca znacznie koszty realizacji projektu i z tego powodu niezbyt lubiana przez kierowników projektów. Większość osób decyduje się uruchomienie dodatkowych zasobów w momencie, gdy nie widzi innej opcji. Źle dobrane zasoby i zaprojektowanie zadań do wykonania może także prowadzić do katastrofy. Takie przedsięwzięcie potrafi pochłonąć każde pieniądze i nie gwarantuje żadnego rezultatu.

Metoda dodawania zasobów pomocniczych powinna skupić się na ścieżce krytycznej projektu. Dodatkowe zasoby kierujemy wtedy do najważniejszych zadań ograniczając negatywne skutki tej metody, czyli koszty. Skupiając się tylko na zadaniach z ścieżki krytycznej wzrasta szansa na szybszą realizację projektu.

1. Realizowanie większej liczby zadań.

Teoretycznie jest to bardzo dobre rozwiązanie. Wykonanie kilku zadań jednocześnie w istotny sposób skraca czas trwania projektu. Warto jednak pamiętać, że przy takim układzie rośnie ryzyko związane z całym projektem. Wymaga to od kierownika projektu większej umiejętności planowania, koordynacji, kontroli i reakcji na zmiany, które na pewno będą potrzebne. Jednym z błędów jest realizacji większej liczby zadań równolegle jest stosowanie tej metody w momencie, gdy projekt już jest opóźniony. Jest to tymczasowe rozwiązanie, które tylko daje chwilową iluzję panowania nad sytuacją. Realizowanie kilku zadań równolegle powinno być uwzględnione na etapie planowania harmonogramu projektu.

1. Ograniczenie zakresu.
2.  

Odpowiednie zaplanowanie projektu i niezbędnych, kluczowych zadań jest istotne w powodzeniu całego projektu. Na samym początku projektu, gdy w zespole panuje optymizm i dużo energii pojawia się wiele pomysłów jak uatrakcyjnić projekt. Dodawanie kolejnych zadań do listy przychodzi niezwykle łatwo. To jest odpowiedni moment dla kierownika projektu do ograniczenia zakresu projektu i wstrzymanie dodawania nowych zadań. Projekt powinien skupiać się na tych elementach, które są wymagane przez inwestora i krytyczne dla powodzenia całego przedsięwzięcia.

Ocena ryzyka związanego z projektem

Większość kierowników projektów skupia się na ryzyku realizacji projektu, które wpłynie negatywnie na możliwość realizacji założeń początkowych. Warto tutaj zastosować technikę odwrócenia myślenia także w tym obszarze. W projektach pojawiają się przecież nie tylko negatywne sytuacje, lecz także takie, które mogą ułatwić nam realizację zadań. Inaczej mówiąc są to szanse, które odpowiednio wykorzystane bardzo przyspieszą i ułatwią nam dowiezienie projektu do końca.

Jeżeli zamierzasz tylko bronić się przed ryzykiem to nie wygrasz, bo grając tylko w obronie nie zdobywamy punktów. Dlatego proponuję, aby proces planowania zarządzania ryzykiem w projekcie był podzielony na ryzyka i szanse. Jak to wykonać? Musimy przejść kilka kroków, aby plan zarządzania ryzykiem i szansami był skuteczny:

• Identyfikacja ryzyka i szans
• Jakościowa analiza ryzyka i szans
• Ilościowa ocena ryzyka i szans
• Plan reakcji na zagrożenia i szanse
• Monitorowanie i kontrola

Skupienie uwagi na zadaniach krytycznych

Jedną z najpopularniejszych metod określania czasu trwania projektu jest metoda ścieżki krytycznej. Skupienie się na realizacji zadań znajdujących się w tej ścieżce pozwoli nam na odpowiednim monitorowaniu i realizacji całego projektu.

W każdym projekcie jest przynajmniej jedna ścieżka krytyczna. W każdej ścieżce powinniśmy przyjrzeć się wąskim gardłom, czyli sytuacji, w których nagle wszystkie zadania zbiegają się w jednym miejscu i od jednego zadania zależy realizacja wielu kolejnych. W najgorszym przypadku od realizacji tych wąskich gardeł zależy powodzenie całego projektu. To tutaj w procesie planowania powinniśmy zapewnić wszystkie niezbędne zasoby i uwzględnić ryzyka i szanse jakie mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu.

Warto zastanowić się nad rozbiciem wąskich gardeł na mniejsze komponenty, które pozwolą rozpocząć część prac wcześniej.

W celu minimalizacji ryzyka niepowodzenia projektu powinniśmy zastanowić się nad stosowaniem tych metod oddzielnie lub razem. Metody są na tyle uniwersalne, że mogą być stosowane w każdym typie projektu. Tylko od kierownika projektu zależy jaką metodę wybierze i jak ją będzie stosować.

Realizacja projektów jest trudnym zadaniem. W ofercie WiZ Consulting pomagamy definiować zadania i nadzorować projekty usprawniające działalność wielu firm.

A już w następnym artykule skupimy się na metodzie określania zagrożeń i szans w projektach.